Begroting 2020

Bedrijfsvoering

2. Ontwikkelingen

De ontwikkelagenda voor 2020

Digitalisering

Digitalisering wordt door ons structureel aangepakt in het programma Samen Digitaal. De bedoeling van dit programma is:

  • Het mogelijk maken van een moderne digitale dienstverlening aangesloten bij de huidige tijd.
  • Het mogelijk maken van een moderne digitale ondersteuning van de bedrijfsvoering.
  • Het mogelijk maken van een gezamenlijke doelmatige en doeltreffende digitale informatievoorziening

We realiseren deze doelen door alle processen, waarbij dat mogelijk is, te digitaliseren en een Heerenveense digitale snelweg te maken.

In 2020 maken we een stevig begin maken met de digitale snelweg. Anno 2019 zijn digitale oplossingen die gebruikt worden in onze frontoffice en backoffice, maar ook in ons informatiemanagement niet of nauwelijks met elkaar verbonden. Hierdoor is slechts beperkt sprake van een gezamenlijke doelmatige en doeltreffende informatievoorziening. De technologie die nodig is om dit begin te maken, wordt of is op dit moment ingekocht. Naast deze digitale snelweg blijft de digitalisering van de dienstverlening en/of de bedrijfsvoering zich verder ontwikkelen. Ook hier spant het programma zich voor in.

Voor dit programma heeft u financiële middelen beschikbaar gesteld. In onze halfjaarlijkse rapportage Informatiemanagement en ICT (I&I) en digitale dienstverlening informeren wij u ook over de stand van zaken van het programma Samen Digitaal.

Informatiemanagement

Onder informatiemanagement verstaan we: het slaan van een brug tussen de gemeentelijke digitale processen, tussen de mensen die bij de processen zijn betrokken (inwoners en medewerkers) en hun werkwijzen en de gebruikte systemen en gebruikte informatie met oog voor zowel rechtmatigheid als doelmatigheid.

De komende jaren zal binnen de bedrijfsvoering informatiemanagement een ontwikkelpunt zijn. Processen binnen de gemeente worden steeds vaker (deels) digitaal afgehandeld. Hoe zorgen we ervoor dat de betrokkenen bij de processen de goede informatie ontvangen en dat de gebruikte systemen rechtmatig en doelmatig zijn ingericht.  Bij rechtmatig kan daarbij worden gedacht aan de AVG en de archiefwet en bij doelmatig over hoe we efficiënt met informatie omgaan. Werkwijzen zullen daarbij moeten worden aangepast. Dit geldt zowel voor de teams waarbij Informatiemanagement ‘core’ business is, maar ook voor de vakafdelingen. We richten ons in 2020 op het afbouwen van de hybride werkwijze, waarbij werkprocessen zoveel mogelijk volledig digitaal verlopen.

Strategische bedrijfsvoering

In 2020 ontwikkelen wij een strategisch bedrijfsvoeringsplan met als doel: tijdig, gestructureerd en toekomstgericht werken aan de verbetering van de bedrijfsvoering. Hierbij spelen we continu in op veranderende behoeften. Daarnaast willen we er met dit plan voor zorgen dat we de doelstellingen van college en raad zo rechtmatig, doelmatig en doeltreffend uitvoeren. We houden ook hierbij rekening met de snel veranderende omgeving. Concreet betekent dit dat we strak op de koers sturen maar flexibel in de aanpak zijn: we pakken datgene op waar de meeste behoefte aan is.

In Control Statemant (ICS)
De verwachting is dat het college vanaf 2021 een verklaring kan afleggen over de mate waarop de organisatie in control is: de In Control Statement (ICS). Los van het feit of dit wel of niet een verplichting wordt, vinden wij het van belang om onze ambities op het gebied van control te formuleren. Diverse bedrijfsvoeringsaspecten zijn hierop van invloed zoals werkprocessen, lijncontroles, interne controle, procesmanagement en risicomanagement. Onze ambities zijn gericht op werken vanuit de bedoeling en gebaseerd op kansen en risico’s. Met de In Control Statement dragen we zorg voor transparantie en borging op het gebied van control. Dit geldt met name voor de getrouwheid en rechtmatigheid (2020, 2021 en 2022) en op termijn mogelijk ook voor de doelmatigheid en doeltreffendheid. Het aspect control wordt geïntegreerd in het strategisch bedrijfsvoeringsplan.

Huisvesting
In 2020 gaan we uw raad een visie voorleggen voor de huisvesting van de gemeentelijke organisatie. Deze visie heeft als doel een samenhangend beeld te schetsen van onze ambitie op het gebied van huisvesting. Onder meer onderwerpen als duurzaamheid, veiligheid en gezondheid en dienstverlening vindt u in de visie terug, ondersteunend aan hoe we willen werken (organisatievisie).  We organiseren een zorgvuldig participatieproces met uw raad en met inwoners, bedrijven en medewerkers. Nadat u de visie van de gedroomde huisvesting heeft vastgesteld, werken wij dit uit in meerdere scenario’s. Een van deze scenario’s betreft de huidige gemeentelijke gebouwen. Met deze aanpak willen wij uw raad uiteindelijk een voorkeursscenario voor de gemeentelijke huisvesting ter besluitvorming voorleggen,

Toegangsbeleid

We blijven werken aan een veilige werkomgeving en het verbeteren van de informatieveiligheid. In 2020 gaan we de pilot beveiliging evalueren en nieuw toegangsbeleid ontwikkelen . Tijdens deze pilot beveiliging zijn we tevens gestart met een gedragsveranderende campagne: veiligheid is van ons allemaal. Als deze aanpak geen of onvoldoende effect heeft, dan kan een aanpassing van de fysieke toegang tot het gemeentehuis een alternatief zijn. De inzet van de beveiliger beperkt zich voor nu tot het gemeentehuis. Er is behoefte om het toegangsbeleid breder op te gaan pakken, waarbij alle gemeentelijke werkplekken (Posthuis, Werkstate en gemeentewerf) worden meegenomen. Dit om te blijven werken aan een veilige werkomgeving en het verbeteren van de informatieveiligheid.